Correspondantes Agence Comptable :
Aurore D'Isanto Drouet
Anne-Marie Marteau
Courriel : ac-regies@univ-montp3.fr
Pour information : les paiements non-effectués via SciencesConf entraînent une surcharge de travail pour l’unité de recherche qui doit modifier manuellement le statut des personnes inscrites. Il est donc recommandé de privilégier le paiement direct via SciencesConf.
La création du colloque sur la plateforme sciencesconf.org est soumise à une modération. Lors de la création, un message vous préviendra d’une modération sous huitaine. Même si l’autorisation de publication du colloque intervient plus rapidement, le plus souvent (24 à 48h.), il est utile de se rappeler ce délai incompressible. La marche à suivre pour créer les pages du colloque est disponible sur le site. Elle est très bien conçue et ne laisse que peu de zones d’ombre. Attention : pour le paiement en ligne, indiquez que le moteur de recherche est incompatible avec la plateforme et qu’il faut privilégier Chrome ou Firefox. Par ailleurs, la tarification indiquée sur la fiche d’inscription respecte la grille votée en CA, et il faut indiquer des droits d’inscriptions TTC.
Taxation des droits d’inscription aux colloques :
L'organisation de colloques n'est pas expressément désignée par la législation fiscale comme étant une opération taxable : il ne s'agit donc pas d'une opération taxable en application d'une disposition expresse de la loi. Cependant, l'organisation de colloques revêt fiscalement les caractères d'une prestation de services. A ce titre, elle est taxable par nature à la TVA en application de l'article 256 du Code Général des Impôts.
ATTENTION : nous vous demandons de prévoir un délai minimum de deux semaines entre la date de clôture des inscriptions et le début du colloque. Cette période doit permettre de finaliser les encaissements, les titres de recettes et la mise en place des crédits.
1 - MISE A DISPOSITION DU LIEN PAYBOX POUR DEPOT SUR LE SITE
- L’administrateur du colloque transmet le lien du site de la plateforme Sciencesconf à l’adresse suivante : ac-regies@univ-montp3.fr en demandant le lien Paybox
- Envoi par l’Agence Comptable (AC) d’un document comprenant les données bancaires nécessaires à déposer sur le site du colloque. Il est mentionné dans ce dernier : le nom de l’administrateur, le nom du colloque, le lien du site Sciencesconf, la date de début et de clôture des inscriptions.
- Le document doit être complété, signé et retourné par retour de courriel à l’AC (ac-regies@univ-montp3.fr) par l’administrateur accompagné de la grille tarifaire de son colloque.
En cas de modification de la date de clôture des inscriptions, l’administrateur devra en informer l’agence comptable (ac-regies@univ-montp3.fr)
2 - SUIVI DES ENCAISSEMENTS PENDANT LA PERIODE DES INSCRIPTIONS
Agence comptable :
- L’agence comptable vérifie les encaissements avec les tickets Paybox reçus.
- Les encaissements identifiés seront reclassés régulièrement dans SIFAC sur le client INSCCOLLOQ.
- Liquidation de la recette et rapprochement des encaissements après réception des états liquidatifs.
Responsable du colloque :
Lors de chaque inscription donnant lieu à un paiement direct via SciencesConf, le statut de la personne inscrite est automatiquement modifié. Pour les autres types de paiement, l’administrateur du colloque doit modifier manuellement le statut sur SciencesConf.
- Le responsable du colloque édite l’état SciencesConf (liste des inscrits qui comprend le statut de paiement, les paiements réalisés en ligne dont la transaction a été finalisée apparaîtront validés (somme en vert)) qui doit obligatoirement être en adéquation avec l’état liquidatif.
- Le responsable du colloque signe l’état liquidatif et l’état SciencesConf et les transmet à la DAFPA, service des affaires financières, pôle dotation recherche pour mise en place des crédits et émission de l’état liquidatif de la recette (1 fois par semaine à l’adresse dafpa-dotation@univ-montp3.fr).
DAFPA, service des affaires financières, pôle dotation recherche :
- Au vu de la liste des paiements validés, le pôle dotation recherche transmet à l’AC un état liquidatif de la recette accompagné de la liste des inscrits.
- Mise en place des crédits sur la ligne budgétaire du colloque.
3 - CLOTURE DES INSCRIPTIONS
- L’administrateur du colloque transmet la liste des derniers paiements validés au pôle dotation recherche pour mise en place des crédits et émission du dernier état liquidatif de recettes. Il transmet aussi un récapitulatif issu de la plateforme de l’ensemble des inscrits au colloque (payants et exonérés).
- Le pôle dotation recherche transmet à l’agence comptable l’état liquidatif final ainsi que l’état récapitulatif des inscriptions.
- L’AC s’assurera que les inscriptions sont bien closes sur la plateforme Sciencesconf à la date mentionnée sur le document de mise à disposition du lien Paybox. Elle liquidera la recette correspondant aux derniers paiements à réception de l’état liquidatif et contrôlera l’ensemble des inscrits payants avec les encaissements reçus à partir de l’état récapitulatif.
Plateforme de gestion de conférences scientifiques
Lien pour accéder à la plateforme : https://www.sciencesconf.org/